При ликвидации предприятия, учреждения или организации (далее – Организация), в процессе деятельности которых создавались документы по личному составу (кадровым вопросам), подлежащие хранению 75 лет, необходимо составить опись дел по личному составу (кадровым вопросам) согласно установленной форме (Приложение 1).
К описи дел по личному составу (кадровым вопросам) (далее – опись дел) составляет научно-справочный аппарат.
Научно-справочный аппарат описи дел состоит из:
- Титульного листа (Приложение 2);
- Предисловия (в котором приводятсясведения об основных направлениях деятельности и структуре Организации за период, который охватывают дела описи; коротко характеризуются содержание и полнота документов в делах; освещаются особенности формирования и описания дел, их систематизации вописи. Предисловие подписывается составителем описи и руководителем архива Организации (лицом, ответственным за архив);
- Списка сокращений (в случае необходимости);
- Итоговой записи (вконце описи делается итоговая запись с указанием (цифрами и буквами) количества дел, которыезначатся в описи, первого и последнего номеров дел в описи, а также обусловливаются особенности нумерации дел вописи (буквенные и пропущенные номера дел);
- Лист заверитель описи (Приложение 3);
В соответствии с п. 3.1 Регламента работы Центральной экспертно-проверочной комиссии при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики и Перечнем документов, предоставляемых на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии при Главном государственном управлении документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики (далее - ЦЭПК), вместе с описью дел, на рассмотрение ЦЭПК, подается также сопроводительное письмо и выписка из протокола Экспертной комиссии Организации - автора описи.
Для получения архивной справки, после согласования описи на ЦЭПК, необходимо подать заявление на имя начальника ГГУДОАД, составленное в произвольной форме (Приложение 4).
При ликвидации организации, в процессе деятельности которой не создавались документы по личному составу (кадровым вопросам), подлежащие хранению 75 лет, необходимо составить заявление на имя начальника ГГУДОАД (Приложение 4), в котором указывается, что документы, связанные с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать (поступающие) в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики (Приложение 5), не создавались.