В рамках освещения деятельности архивной системы Донецкой Народной Республики, а также празднования Дня архивов в Донецкой Народной Республике - 10 марта, Международного дня архивов - 9 июня, Главное государственное управление документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики проводит работу по информированию о деятельности архивных органов Донецкой Народной Республики разных уровней.
28 апреля 2021 года для реализации указанных целей состоялся визит начальника Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики – Костенко Ирины Александровны и начальника отдела организации и координации работы архивных учреждений в городах и районах, Государственного архива республики Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики – Травкиной Вероники Валерьевны в архивный отдел администрации города Макеевки. Деятельность архивного отдела администрации города Макеевки представил начальник архивного отдела администрации города Макеевки Гудилов Станислав Анатольевич.
История развития архивного дела в городе Макеевке берет свое начало с событий 1932 года, когда Постановлением Всеукраинского Центрального Исполнительного Комитета от 02 июля 1932 года об образовании Донецкой области, образован Макеевский городской совет и его исполнительный комитет.
02 сентября 1932 года на заседании секретариата Донецкого обкома КП(б)У для осуществления руководства архивными учреждениями области было принято решение о создании Вседонецкого областного архивного управления и областного исторического архива. Именно в это же время основан и Макеевский городской архив.
После разделения, согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 03 июня 1938 г., Донецкой области УССР на Сталинскую и Ворошиловградскую, Макеевка вошла в состав Сталинской области, а архив стал подчиняться Сталинскому областному архивному управлению.
Во время Великой Отечественной войны, при оккупации Сталинской области немецко-фашистскими захватчиками в 1941-1943 годах, городской архив полностью утратил свои архивные документы.
В марте 1944 года архив возобновил свою деятельность. В этот период времени архив находился в подчинении Макеевского городского отдела народного комиссариата внутренних дел. Под архивохранилище было выделено небольшое помещение площадью 6 кв.м и объемом 12 куб.м.. Протяженность стеллажного оборудования составляла 1,5 м., а численность сотрудников - всего лишь 1 человек.
В октябре 1956 г. архиву было выделено помещение в здании бывшего паспортного стола площадью 50,6 кв.м., расположенном на 17-й линии 9-го проспекта в доме 135а.
В июне 1960 года архивные учреждения городов были выведены из подчинения Министерства Внутренних Дел и переданы в ведение исполкомов городских Советов депутатов трудящихся. В ноябре 1961 г. в связи с переименованием Сталинской области в Донецкую, «Макеевский архив» соответственно стал находиться в подчинении Донецкого областного государственного архива.
В 1993 году архиву выделено помещение в здании Макеевского городского совета по адресу: пл. Советская, 1, г. Макеевка, 86157. До 2002 года архив имел название «Макеевский государственный городской архив». Количество сотрудников составляло 3 человека.
Перемены в социально-экономической и общественно-политической жизни в конце 1990-х, начале 2000-х годов оказали влияние на многие сферы деятельности общества. В этот период времени обанкротились и были ликвидированы ряд крупных и мелких промышленных предприятий города. Для хранения документов по личному составу ликвидированных предприятий и обеспечения исполнения запросов социального характера по выдаче справок о заработной плате и трудовом стаже работы, решением исполнительного комитета Макеевского городского совета от 18 января 2001 года в структуре городского государственного архива было создано подразделение для хранения документов по личному составу. Решением Макеевского городского совета от 24 мая 2002 года Макеевский городской государственный архив переименован в архивный отдел Макеевского городского совета.
В связи со стремительным ростом количества ликвидируемых предприятий и решения вопросов по приему на хранение документов, решением Макеевского городского совета от 30.09.2004 в структуре архивного отдела создан сектор для хранения документов по личному составу ликвидированных предприятий, которому было выделено помещение, расположенное на 1 этаже дома №19 м-на Солнечный.
В 2013 году на базе сектора для хранения документов по личному составу ликвидированных предприятий было создано Коммунальное учреждение «Макеевский городской архив», которое осуществляло свою деятельность до 2014 года.
Приказом главы администрации города Макеевки от 20.11.2014 в структуре администрации города Макеевки образован архивный отдел. В настоящее время его штатная численность составляет 9 работников.
Архивный отдел администрации города Макеевки обеспечивает сохранность, учет и использование 45 фондов документов Архивного фонда (15852 ед.хр.) и 893 фонда документов по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений и организаций, которые действовали на территории г. Макеевки (52000 ед.хр.).
Помещения архивного отдела расположены по адресам: - г. Макеевка, пл. Советская, д. 1 (1 этаж здания администрации города), где хранятся документы Архивного фонда и г. Макеевка, микрорайон «Солнечный», д.19, 1 этаж 9-ти этажного здания, где хранятся документы по личному составу ликвидированных предприятий.
Документы по личному составу, согласно требованиям действующего законодательства, поступают на хранение в архивный отдел в случае ликвидации предприятия или организации и при условии отсутствия у них правопреемников или вышестоящей организации. На основании данных документов, по запросам граждан, архивным отделом оформляются соответствующие справки, выписки, архивные копии, которые служат подтверждением права граждан на пенсионное обеспечение или права на получение социальных льгот или выплат. Срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет.
Одним из видов использования архивных документов является исполнение социально-правовых запросов граждан и юридических лиц. К запросам социально - правового характера относятся запросы, исполнение которых предусматривает подтверждение данных, необходимых для получения гражданином государственных, социальных льгот, подтверждения права на пенсионное обеспечение.
Тематика запросов социально-правового характера, исполняемых архивным отделом, охватывает вопросы: о подтверждении трудового стажа, размерах заработной платы, несчастных случаях на производстве, награждении государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, опекунстве, переименовании улиц, о подтверждении имущественных и других прав. В 2020 году архивным отделом получено более 2400 заявлений граждан и запросов, по которым выдано более 4000 справок, архивных копий и архивных выписок.
По состоянию на апрель 2021 уже получено около 1000 заявлений граждан и запросов, по которым выдано более 1500 справок, архивных копий и архивных выписок.
С целью укрепления материально-технической базы, охранной и пожарной безопасности, в архивном отделе выполнены следующие виды работ:
-осуществлен капитальный ремонт инженерных коммуникаций, а именно:
- произведена замена трубопроводов системы центрального отопления
- произведена замена трубопровода системы водоснабжения;
- произведена замена трубопровода системы канализации;
- установлены сантехнические изделия;
- проведены ремонтные и пуско-наладочные работы системы охранной сигнализации;
- монтажные и пусконаладочные работы автоматической пожарной сигнализации системы оповещения о пожаре и управлением эвакуацией людей.;
- техническое обслуживание автоматической пожарной сигнализации и системы оповещения о пожаре и управлением эвакуацией людей проводится ежемесячно;
- монтажные работы по установке в архивохранилищах противопожарных сертифицированных дверей с нормированными пределами огнестойкости и пределами распространения огня по ним (2-го типа) ;
- работы по текущему ремонту распределительной сети электроснабжения.
